Power Automate: Lecciones Aprendidas al Implementar Soluciones Low-Code
Entre 2018 y 2022 asumí el cargo de Vicedecano de Investigación, Innovación y Calidad de la Facultad de Filosofía y Ciencias de la Educación de la Universidad de Valencia. Fue un periodo realmente enriquecedor, durante el cuál pude comprender de primera mano las particularidades de la gestión pública y las nuevas formas de gobernanza de la Educación Superior.
Durante los cuatro años que desempeñé el cargo, antes de ser Director de Departamento, implementé numerosas iniciativas para contribuir a la mejora del sistema interno de garantía de calidad, el desarrollo e implementación de soluciones de software -algunas de ellas desarrolladas por mi mismo- y la mejora de la infraestructura y servicios digitales del centro.
En el curso 2020-21, dadas las restricciones de movilidad impuestas por la COVID-19, la UVEG -de forma genérica- y la Facultad de Filosofía y Ciencias de la Educación se vieron en la necesidad de emitir certificados de movilidad para que su personal (PAS, PDI y alumnado) con objeto de que pudiera desplazarse dentro de los territorios sometidos a restricción de la circulación de personas como medida preventiva frente a la expansión de la COVID-19.
Ante la previsión de solicitudes y la necesidad de gestionar y controlar la expedición de certificados de forma ágil, se decidió llevar a cabo una integración rápida que permitiese reducir el trabajo administrativo que este procedimiento pudiera generar.
Tras una valoración inicial se decidió emplear Microsoft Power Automate, dada la rapidez que el desarrollo de esta solución preavisaba - aunque era la primera vez que usaba esta herramienta para una aplicación en producción-
El esquema de trabajo que se planteó era sencillo y seguía el siguiente workflow:
- El solicitante accedía a través del portal web de la Facultad a un formulario previa validación con usuario y contraseña institucional
- Se accedía a una página con un formulario de Microsoft Forms con datos básicos de solicitante
- El formulario se procesaba y empezaba la automatización de Power Automate
- Se contrastaba la información del solicitante contra un fichero de datos.
- Se pasaba la solicitud a un fichero de Microsoft Lists con los datos del solicitante y la comprobación de estado de su solicitud.
- El persomnal administrativo revisaba las solicitudes y emitía con una proceso automático la generación del certificado de movilidad que se remitía al correo institucional del solicitante en formato PDF.
Ejemplo de formulario de solicitud de certificados de movilidad.
Ejemplo de solicitudes recibidas en Microsoft Lists y Acciones de generación de certificados
Aunque la aplicación se desarrolló exclusivamente para la generación y remisión de este tipo de documento, su transferencia a otro tipo de procesos es directa y fácil, lo que permite su integración en la generación de cualquier tipo de documento que precise automatización: solicitudes de permisos y licencias, certificación de participación en acciones de formación del centro, certificados de asistencia a tutorías, exámenes, etc.
Sin lugar a duda Power Automate es una herramienta potente que puede ayudar sustancialmente a reducir el tiempo que se emplea en tareas administrativas de gestión que pueden ser automatizadas, siempre bajo la supervisión de un profesional. Sin embargo, resultan necesarios escenarios de formación eficientes al personal especializado en este tipo de herramientas, así como redefinir roles profesionales en la gestión pública que permitan contar con perfiles de administración específicos en el desarrollo de este tipo de soluciones.
Si esta experiencia te ha inspirado o tienes preguntas específicas no dudes en contactarme directamente!